資訊的進步以及教育的普及，讓越來越多家長擔心孩子的競爭力不如同學。且因應全球化的人才競爭，為了讓孩子不輸在起跑點，許多家長都讓孩子在除了接受學校教育之外，於課後也都將孩子送進了補習班。家長也不再因孩子學業成績上的亮眼表現就滿足，甚至要求其才藝表現也都需要高人一等，因此補習的課程內容越來越豐富，琴棋書畫各類型都有，也因為這世代的補習風氣，補習班、才藝班一間間的開，造就補習班進入了一個戰國時代。
不管是小型私人的補習班，亦或是大型連鎖的補習班越開越多間，補習班業者面臨了補教業市場的白熱化，補習班業者該怎麼做才能再眾多的同業競爭對手中脫穎而出呢? 補習班業者為了要戰勝同業，必定得面臨轉型，除了需迎合消費著的需求與期望之外，於經營管理上面也必須系統化、組織化，才能降低經營管理成本，生存下來。
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該怎麼將經營管理組織化? 系統化?
經營管理組織化、系統化可不是呼呼口號就可以做得到的，一般的企業可以聘請專業經理人，或者是導入ERP系統去協助完成，但這些都很花錢。對於一個小型的補習班，光維持經營可能都已經有困難，更不用說得花費大把金錢去做整頓了，其實補習班業者只要導入補習班管理系統，就可以解決經營管理上的許多問題。
什麼是補習班管理系統呢?
補習班管理系統顧名思義就是用於經營、管理補習班一切作業的電腦操作系統。其實可以直接把它想成「補習班專用的ERP系統」，稍微對ERP有點概念的話就可以理解，ERP系統能夠整合一般企業的內部資源、各部門工作流程、管理與處理程序，並能夠即時反應資源使用狀況，縮短企業反應時間，提供高階人員營運決策之重要參考依據，有效降低企業營運與管理成本，進而提高客戶滿意度。由此可見一套好的補習班管理系統能夠幫助補習班在經營管理上遇到的難題。補習班管理系統從最小的學生資料建檔管理，大到財務報表生成都可以支援，而每一家補習班管理系統開發商提供的功能都不一樣。
補習班管理系統必須要擁有的功能有下列幾種:
1.學生資料管理系統
這是最基本的最基本的功能，當一個學生報名補習班之後，必須將其資料建檔，過去可能依靠手寫表格的方式或是Excel表格方式記錄風險都太高了，其一是資料個別建檔亂七八糟不說，需要的資料很容易搜尋不到，還很容易遺失，遇到建檔人員離職說不定資料跟著一起帶走，造成補習班名單的損失；因此學生的基本資料留存於雲端系統中，資料建檔清楚好搜尋，也永遠屬於補習班的，誰都帶不走。
2.班級管理系統
現在許多補習班的課程五花八門，從學科到才藝都有，這麼多課程於管理上如果沒有班級管理系統很難去安排課程的時間，容易造成課程時間上互相衝突，也影響學生上課的權益。有了班級管理系統，老師就可以輕鬆的排課也可以同時管理多個班級的資料，進而減輕老師的負擔，減少人力的支出。
3.點名系統
這個功能應該是補習班管理系統中最重要的功能之一了，先前文章清楚明瞭的說明”點名系統App”有多重要，如果不清楚的讀者可以往前一篇【為什麼要使用補習班點名APP?】看一下喔! 如果補習班管理系統沒有點名app，那我真心覺得那個軟體開發商很”漏氣”， 關於學生安全的基本配置都沒有，那就算其他功能再齊全也會先在心中大打折扣了。
4.親師聯絡系統
聯絡簿已經落伍了，現在的人人手一機，造就了習慣使用通訊軟體來聯絡，許多業者都開發了將Line串聯管理系統，可以統一發送訊息給家長，家長也可以於Line中即時直接回覆老師，不用等到回家再看聯絡簿並簽名。這樣的好處是可以杜絕孩子偷藏聯絡簿或是偽造家長簽名，可以確保家長都可以收到老師所要傳達的訊息，家長也可以隨時追蹤孩子狀況，老師的負擔減輕了，家長也跟老師的距離也更近了。
5.財務管理系統
財務管理一直都是一個補習班最困擾的事情，每個學生、老師、班級、課程收費標準可能都不一樣，依照舊有的方式計算向學生收取費用，很難保證不會出錯，如果能由系統自動生成，將繳費單直接列印出來，或是傳送至家長的手機通訊軟體，家長看到就可以立即繳費。這樣不只省時，還可以讓家長方便繳費，減少呆帳的發生。財務狀況的好壞直接影響了補習班的生存，因此管理系統也應該能隨時顯示當期的報表，讓經營管理者能夠輕易地關心補習班目前經營的狀況，才能隨時調整經營的方針。
6.手機App管理介面
也許你沒有家用電話，也許沒有電腦，但是你一定有手機。現代人人手一機，手機已經是無法從我們生活中分離的實用工具，因此好的補習班管理系統必定得支援手機App管理，這樣每位老師都可以用自己的手機登入查看班級事項、點名與家長聯繫等，經營者也可以無論在哪都可以拿起手機管理著補習班，最主要的是方便家長如果在外工作，手機App打開就可以了解孩子是否安全到校，也可以隨時得知孩子的資訊，手機App可以讓家長更便利、更信任補習班。
結論
在補習班的戰國時代來說，經營一個補習班並且生存下來實屬不易，真的沒辦法在靠以前的方式發發傳單、親友介紹就可以了。必須要有制度、有流程、有方法的努力經營才能脫穎而出，補習班管理系統是補習班在建立自己的制度流程的一大幫手，可以幫助補習班在轉型的時候少許多手續、人力且資料不易在轉移的時候流失，我們無法阻擋時代變化的洪流，只能跟著時代變化一起去轉變適應，補習班管理系統即是為了協助補習班因應這股洪流而建置出來的產品。
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