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補習班管理系統怎麼挑選? 先瞭解時間的重要性!
補習班管理系統在過去是一個可有可無的輔助工具，但隨著時代的轉變，現在幾乎每一家補習班都必須靠著管理系統來提升管理效率，讓補習班園所的主任及老師們都可以用最簡單省力的方式提升整體作業效率，因此我在這邊整理幾個重要的挑選重點及必看推薦原因，希望可以幫助到所有經營補習班的朋友。
在開始之前，你先問問看自己一個問題
「你或同仁都如何運用一天的工作時間？」
20世紀管理學大師彼得．杜拉克（Peter Drucker）在《杜拉克談高效能的5個習慣》分享過一個很棒的案例，他曾問某公司董事長的每日工作內容，該董事長認為他的時間有 1/3 花在跟高階主管談話、1/3 跟重要客戶溝通、1/3 投入社會公益服務。但當他請祕書幫他記錄時間後，卻發現他的時間大部分花在打電話追問工廠進度、幫他認識的客戶安插訂單等。
杜拉克（Peter Drucker）表示，大部分工作，尤其是知識型工作，即使是很低的產出，都會耗費大量時間，例如一份報告，光是蒐集、整理資料、到草擬初稿，可能就得花費 6 至 8 小時。
這是一般人常發生的誤解，我們總以為我們時間花在「做有產值的事」，而實際上我們「更常把時間花在很重要但沒產值的事」。
現在我們換個場景來到補習班內部，來看看另一個普遍存在的案例
「補習班主任或是老師都如何妥善運用一天的工作時間？」
大部分補習班從業人員會回答「忙招生」、「做宣傳」、「安排課程」、「準備教案」等看起來對營運有實際幫助的事，但如果我們認真記錄一下每日工作時間其實不難發現，我們花在一些很重要但是沒產值的事，例如
「要訂便當了，請大家過來訂便當繳費」
「宜婷今天要上課嗎」
「XX的媽媽打電話過來說他快到了，XX老師趕快叫他出來」
「等我一下，昨天算錯了，我再重算一下上個月的營收」
「昨天xxx來上課的時候忘了繳錢，你打電話提醒一下媽媽」
「上課記得點名，那個xxx剛剛打電話過來說他今天有事不能來，上禮拜xxx說要請假」
這種很重要但是沒什麼產值的事其實才是大部分補習班內部的真實工作狀況，如果你的補習班內沒有發生過這種問題的話，那恭喜你是一個非常成功的補習班經營者，以下的內容你可以直接跳過，但如果你也感到心有戚戚焉的話，建議你一定要花一點點時間看完以下內容。
如何挑選補習班管理系統與點名APP?
很多補習班的朋友在接觸到傑人校掌雲補習班管理系統之前，也曾使用過其他業者的管理軟體、點名APP、電子聯絡簿等等，但後來還是跳槽到傑人的系統，我們依據多年的經驗以及實際碰到的問題，整理出幾個挑選補習班管理系統與點名APP的重點。
重點1：一定要支援手機APP
這一點相信我不用多說大家都很清楚，一般補習班大多只會有1~2台的桌上型電腦，從手機上獲得訊息的速度也遠比從電腦上方便快速很多，加上現在人手一機的情況下，沒有手機APP基本上就是跟工作效率說byebye了，不瞞大家，市面上其實還是有不完整支援手機APP的系統，如果遇到這類型跟不上時代的廠商，不用猶豫直接淘汰吧。
重點２：雲端管理系統比單機PC版軟體更安全
根據網路資訊安全組織統計每一年有超過2500萬以上的新型病毒產生，而全世界總共有20%的電腦可能會成為這些病毒的攻擊目標，商業使用電腦中毒時往往損失慘重，輕則花個幾萬塊請資料救援公司救回，嚴重的勒索病毒甚至沒有挽救的機會，因此個人電腦的安全性絕對遠遠低於雲端系統。
傑人校掌雲進入SaaS雲端系統已經超過10年，從早期雲端系統不被接受到現在已經沒有人質疑雲端的安全性，採用雲端系統已經不只是趨勢而是一種更安全、更可靠的必要選項，同時也代表著你可以信任這家公司的研發能力。
重點３：功能完整度比你想像中的重要
剛經營補習班的朋友常常有一種「夠用就好、能用就好、便宜先擋著用就好」的想法，但我們接觸過的客戶最常遇到的問題是「累積了幾年的舊資料能不能轉移到你們的系統?」
老實說，除了少數有開放資料庫或是能匯出Excel資料的系統外，大部分的管理軟體或平台都是封閉式系統，即使我們想幫忙也因為權限被鎖住而無法轉移舊資料，其中最重要的就是學生上課紀錄跟基本資料表了，遇到這種情況我們真的愛莫能助只能請補習班一筆一筆資料慢慢重建，這不但曠日廢時而且常常會發生資料遺失或Key錯的問題。
沒有任何一家補習班希望自己規模一直都不變、學生數永遠零成長，採用了一套不成熟或是功能有缺陷的系統很快就會面臨捉襟見肘的困擾，一兩年之後絕對會遇到既有功能無法滿足需求的問題，這絕對是補習班經營者所不樂見的。
因此我們建議在初期評估的時候，功能的完整度必需一開始就納入重要評估條件，在這裡還是得小小推薦一下我們的系統，傑人校掌雲不僅是全台功能最完善的補習班管理系統，同時一開始創業的補習班也絕對負擔的起校掌雲的費用。
重點４：絕不要採用東拼西湊的拼裝車
市場上各式各樣的資訊系統其實還不少，總括來說有以下幾種
- 點名APP：提供老師方便點名的工具，家長也可以透過APP即時知道孩子的到班狀況。
- 帳務會計系統：這部分有免費的系統也有付費的專業系統，當然雲端會計軟體跟單機電腦版軟體也很多。
- 排課系統：有一些排課系統專門針對學校開發使用，同時也將系統修改為補習班使用的排課系統銷售給補習班。
- 收款系統：提供多元收款服務，讓補習班更容易對帳收費、家長更方便繳費。
- 點餐系統：主要是協助每日訂便當下午茶的系統，有些還會提供訂購教材的服務。
- 補習班網站：多數由網頁設計公司所承攬，讓補習班擁有專業形象並具有行銷的目的。
- 電子聯絡簿：提供親師溝通的應用程式，除此之外幼兒園也需要這種系統進行評鑑報告。
除此之外當然還有針對不同需求的系統供補習班使用，在選購時我們一定要特別注意到「整合性」與「便利性」，如果我們選用不同廠商的系統，那一定會發生「不知道找誰維護」、「新進人員交接問題」、「六七組帳號不知道怎麼記」、「各系統權限設定超麻煩」等等，我們強烈建議找一家能提供補習班完整資訊服務的廠商為您服務，永遠記得一件事「管理系統是為了降低管理成本，不是來找麻煩的」。
重點５：好學易用真正能幫你節省時間的系統
很多補教業的管理系統都是用網頁設計公司、軟體公司、科技業所開發，這些公司在程式技術開發方面通常都有其優勢，但問題在於他們不一定瞭解補習班的作業流程，我們曾經看過以製造業ERP的邏輯來設計補習班帳務系統，要經過6道程序才能完成單純的學費收支紀錄，老實說這樣的系統的確非常棒也可以大幅降低出錯的機率，但它真的不適合較為單純的補教業！ 一套好學易用的系統才是補習班需要的，把學習系統的時間拿來招生是更明智的決定。
重點６：持續維護與更新的系統
我們在這個行業20幾年了，創立當時的競爭對手大概有三四家，但我們一直很驕傲一件事，我們還在成長而對手老了！
10年前Whats App當紅而現在哪個台灣人還在用它?
5年前Windows 10還是酷炫新系統，而現在誰不是用Windows 10?
這個時代變化的很快，我們無法知道下一個階段什麼才是主流，但我們可以觀察一家公司是不是持續在成長與更新來讓我們少一點風險、離趨勢近一點，千萬別選了一家過時的系統替未來埋下跟不上甚至不能用的隱憂！
重點７：能幫你建立內部制度的系統
台塑集團可以說是台灣最嚴格遵守制度的企業之一，創辦人王永慶說過「制度好，可以使壞人無法橫行；制度不好，可以使好人無法充分做好事，甚至會走反面」，可見他對制度的重視，除此之外舉凡統一集團、王品集團、全聯福利中心都有一套非常完善的管理制度，這些制度讓他們成為各領域數一數二的佼佼者，補習班的經營管理也是一樣，每一家成功的連鎖補習班也都有一套非常棒的制度讓他們不斷成長茁壯。
一套好的補習班管理系統的角色相當於企業的ERP系統，不僅僅是補教資訊流運作的基礎建設，也是全體人員遵循制度的最佳方案，補習班雖然不像製造業有國際ISO標準可以遵循，但仍有一套好的作業模式與SOP來降低繁瑣的管理細節，只要選對好的系統不只是可以省下很多寶貴的文書作業時間，甚至能讓人員教育訓練、補教管理流程得到更進一步的提升優化。
補習班管理系統推薦 傑人校掌雲的四個原因
我們在推廣的時候客戶常會問，校掌雲補習班管理系統跟xxx有什麼不一樣，老實說要把所有的差異點全部列出來真的很不容易也很花時間，但下面這三點絕對絕對是我們誠摯推薦使用這套系統的三個關鍵原因。
一、我們就是補習班！ 28年的補習班經營經驗讓你少走冤枉路
20幾年前我們同時間擁有10家國中小學補習班跟安親班，當時為了解決眾多補習班的內部管理問題，我們自行應聘工程師開發了補教大掌櫃管理軟體，這是一套運行在電腦的管理系統，這套系統非常成功的減少了我們管理時間以及更容易掌握的財務資訊，當時我們開發這套系統的理由很簡單，「讓管理及行政作業更簡單快速，我們更能將時間精力用在有效益的事上面」，這套系統就是校掌雲的前身。
時至今日我們自己還有持續在經營補習班，甚至我們也是補教協會的理事跟會員，對於補習班行政作業、招生管理、課程安排、財務資訊、帳務催收等事務，我相信在業界絕對沒有任何一個業者能比我們更熟悉上述事項，因為我們本身就是補習班！
如同前文提到的，市面上的補習班管理系統多數是由網頁公司、軟體公司所開發，因此很難要求這些公司設計出來的流程能夠符合補習班管理的實際需求，很多乍看之下漂漂亮亮的系統，等到實際導入的時候才發現「補習班不是這樣用的！」，不是流程不對就是少了很多重要的細節功能，但是系統也買了、錢也花了，要調整流程改系統還得花更多費用做客製化修改，除了湊合著用還能怎麼辦？
親愛的補習班同業們，傑人校掌雲不會發生這些水土不服適應不良的問題，「校掌雲的開發過程一直都是先有實務管理經驗與需求反饋，再來開發能解決問題的功能，而所有功能都會由我們自己經營的補習班優先導入並調校到最佳狀態之後才開放給客戶使用」，這樣的模式跟其他業者把客戶當成白老鼠來實驗新功能也有很大的優勢，在有補習業實務經營的基礎上，您絕對可以放心導入傑人校掌雲。
二、業界唯一針對補教業開發，夠深、夠廣夠好用的財務系統
這一點一直是我們非常自豪的功能，如同上一點所說，我們非常瞭解補習班經營者需要什麼、想看什麼，其中最重要的莫過於「財務系統」，這是任何一家商業組織最重要的環節，而從其他業者轉移到校掌雲的客戶當中，有相當高比例是為了財務系統毅然決然放棄原系統。
只要你是經營者一定有過每日下班做帳、每周放假前做帳、每月做帳的經驗，在沒有系統的狀況下每日至少花費半小時到一小時整理帳務，看起來花費的時間不多，但經年累月下來一年總共花費了 260個小時在整理帳務上，這件事情非常重要，但其實可以用更有效率的方法做好這些事。
經過我們實際查察，市面上補教管理系統基本上都有財務功能，這一點是無庸置疑的，但「有不代表好、好不代表完美」，我們曾經針對3000家以上的客戶財務需求做過內部競業比較，校掌雲的財務系統可以滿足98%以上補習班的財務管理需求，而比較結果第二名的其他業者僅能滿足68%的需求，而多數競業產品僅提供簡易財務報表，完全無法滿足財務管理需求！
校掌雲財務系統是在28年的淬鍊與不斷改進下才能達到如此成熟穩定與高度可用性，這也造就了業界唯一與第一的完整財務系統，這不是一朝一夕憑空想像可以達成的成就，也是所有競爭對手難以望其項背的超強優勢。
三、完美高度整合All In One，史上功能最完整
我們在上面曾經提到，點名APP、帳務會計系統、排課系統、收款系統、點餐系統、補習班專屬網站、補習班專屬APP、電子聯絡簿等都是補習班必倍的功能之一，我們敢說校掌雲絕對是史上功能最完整的補教管理平台，沒有之一。
如果你有一個請網頁設計公司製作的網站，那你一定會知道網站有自己的後台對吧，假設現在補習班有新的招生訊息需要公告，通常會需要製作將這個訊息放到APP、增加到電子聯絡簿、通知所有老師、通知所有家長、最後再進入網站後台放到最新消息，明明就很單純的訊息公告卻得搞得這麼複雜? 常見的狀況就是漏東漏西、要嘛漏掉通知家長、不然就是網站資料忘了更新，這是「系統未整合」的致命缺點之一，一但發生小失誤事後就得花更多時間進行補救，我們身為補習班經營者也知道這些問題，因此我們將所有功能深度整合進校掌雲，大幅降低發生問題的機會，對於你還沒想到的功能我們也幫你提早規畫好了。
因為功能真的太多，我們沒有辦法將所有功能一一陳述，但從以上簡單的例子你會更容易理解為什麼你需要一個高度整合的補習班管理系統，當然這也是我們客戶為什麼一但用了校掌雲就黏上的原因。
四、功能如此強大，但費用比早餐喝拿鐵還便宜
講了這麼多，我想大家最關心的還是費用問題，這個問題我們也提早為您設想到了，校掌雲可以採用訂閱制，最低費用每月只要台幣$1466，這個費用比每天喝一杯7-11的拿鐵還要低，現在你可以早餐喝一杯拿鐵提升一整天的戰鬥力，同時用一杯拿鐵的費用提升你的補習班戰鬥力，如果你想瞭解更多細節或是請專人為您解說，請撥打以下電話或加我們Line好友，讓我們跟您一起在補習班經營之路上一起胼手努力。